中国档案主题词表体系结构不包括

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中国档案主题词表体系结构不包括后记

一、定义

《中国档案主题词表》(Chinese Archives Subject Thesaurus)是中国档案主题标引与检索标准化的工具书，是国家标准《档案著录规则》的配套项目。由国家档案局主持编辑，1988年12月档案出版社出版试行本。中国档案主题词表由前言、说明、主表、范畴索引组成。

二、简介

1、前言介绍编制目的、过程，适用范围及收词数量；说明阐述选词原则、范围、结构体例及使用的一般方法等。

2、主表亦称字顺表，是正文部分，共收录主题词27288条，其中正式主题词22759条，非正式主题词4529条。非正式主题词是主题词的同义词和准同义词，用来指引和查找正式主题词。

3、范畴索引亦称分类索引，即将全部主题词按概念属性划分成若干大小类目排列编制而成，与主表间由范畴号加以联系。分类类目最多设3级，是以《中国档案分类法》为基础并结合主题词词目属性而设置的。

三、《中国档案主题词表》的功能

1、使用方便。主题词接近自然语言，不需其他知识背景就能顺利地使用。

2、容量大，便于扩充。与分类语言相比主题词表的容量是无限的，需要增加新的主题词时，只要按字顺插入即可。

3、专指性强，适合检索狭窄主题。主题词是从揭示事物个性出发而建立的，能够反映事物的具体特征，加上它具有较强的组配功能，善于反映事物的细微差别，可以随意调整检索的范围与深度，适合检索具体的档案内容和新概念。

4、标引难度较大。主题词标引中组配标引占有较大比重，而概念组配的思路复杂，标引难度大，制约了标引速度。

档案检索工具具有什么等功能

编制档案检索工具是档案馆(室)的一项重要业务建设，它是一项长期的繁重的工作，确保其质量是关键。理想的档案检索工具应该是有丰富的信息存贮量和检索迅速准确，方便实用。

1、信息存贮丰富

这是指档案材料收录齐全、项目著录详备，标引有一定深度。为此，在编制时应做到凡本馆、本室有价值的档案材料都应尽量存贮进去；著录档案的外部特征和主题内容要尽量完备；标引要有一定的深度。

2、检索迅速准确

档案检索效率和质量的高低，主要看查找是否迅速和是否具有较高的查全率。所谓迅速，是指面对堆积如山的档案材料，无论利用者以何种方式或角度索要，都能及时查出。这就要求检索工具种类适当，职能划分正确，组织合理，排列有序，结构性能好，方便查找。所谓准确，是指凡利用者要求提供的档案材料，一查就能查到，并能及时提供出来，如果没有，也能肯定答复，做到准确无误，把漏检与误检降至最低限度。这在很大程度上取决于检索工具对档案内容和外形特征的著录与标引的质量。

3、方便实用

使用方便，实用性强，是衡量档案检索工具质量的标准之一。档案检索工具的使用具有高频率和广泛性的特点，它要求项目设置实用、文字简明、结构合理、易于掌握。档案人员和利用者只要把握住一定的方法就能使用，无论手检与机检都方便。实用是指检索工具的有用性。编制检索工具应把质量放在首位，每编一种就有其独特的功能和能发挥实际效益，切忌盲目追求数量和多样化。

档案目录的分类介绍

档案检索工具具有存储、检索、档案信息三项功能。

档案检索的作用是为了方便使用者提高档案、资料的查准、查全率，有很多功能，两个基本功能是存贮和检索。基本功能是2016年全国科学技术名词审定委员会公布的管理科学技术名词，定义价值工程对象之所以存在或必需的用途。

档案检索的作用是为了方便使用者提高档案、资料的查准、查全率。档案检索工作采取手工检索与计算机检索两种方式，为使用者提供档案借阅服务。档案检索工具是记录、报道、查找档案材料的手段，是开发档案信息资源的工具。

查找是根据每个条目上记载的项目和提供的检索途径，把利用者所需要的材料迅速、准确的提供出来，记录是基础，报道、查找是手段，目的是识别档案和检索档案。

档案检索工具的特点：

1、信息存贮丰富

2、检索迅速准确

档案检索效率和质量的高低，主要看查找是否迅速和是否具有较高的查全率。所谓迅速，是指面对堆积如山的档案材料，无论利用者以何种方式或角度索要，都能及时查出。这就要求检索工具种类适当，职能划分正确，组织合理，排列有序，结构性能好，方便查找。

3、方便实用

在中国的档案馆(室)中仍以手检目录为主,其中常用的有案卷目录、分类目录、专题目录、主题目录、全宗文件目录、人名目录等。

案卷目录

即著录案卷内容和成分并按一定次序编排的一览表，也称案卷名册。其主要作用：①固定全宗内档案分类体系和案卷排列顺序；②登记和统计档案的基本形式；③查找档案最基本的检索工具，并为编制其他检索工具提供数据单元。

案卷目录必须按全宗编制，一个全宗编一本或几本。其类型基本有两种：一种是以全宗为单位编制的综合目录，另一种是以全宗内各种门类的档案编分册目录。分册目录一般以全宗内的类别为单位，或按保管期限、年度、阶段、机密程度为单位分别编制。目录类型的选择和设置的数量，应考虑便于档案的检索和管理。案卷目录的封面和格式如图1、图2。

主题目录

以若干能表达案卷或文件中心内容的主题词作为检索标识,将档案著录成卡片条目,按主题词的字顺排列组织而成。主题词是经过优选和规范化处理，能表达各种概念的词或词组。在中国,制定有统一的<中国档案主题词表>，可供制作目录时选用。这种目录具有专指性、集中性、直观性、灵活性的优点，便于特性检索，可以弥补因受分类体系、归类标准等因素限制而造成的不便,其缺点是缺乏逻辑体系,系统性差；又由于每一条目往往标引若干个主题词，手检的主题卡片须为每一主题词各制一卡，将同一形式的若干张卡片分别按不同主题词排列，因而造成卡片数量庞大，不便于编制和管理。

分类目录

打破全宗及其原有整理系统，按照档案内容性质，采用等级体系的分类法组织而成，通常依据统一制定检索分类大纲进行分类排列，如《中国档案分类法》、《苏联国家档案馆分类卡片目录中文件情报统一分类方案》等。这种目录在揭示文件或案卷的内容和形式特征方面，具有分类系统、问题集中的特点，是沟通利用者与贮存系统的基本媒介，是档案馆（室）起主导作用的检索工具。编制方法：以文件级或案卷级为单位著录成卡片条目，再按类别及分类号的顺序分别集中和排列，形成大类、类、项、目、细目的层次分明的线性系统，其格式一般以《档案著录规则》的规定为准。

专题目录

超越年度、全宗的界限，按照一定题目，将涉及同一专题的档案著录成卡片条目，集中组合而成。其针对性强，便于迅速查找专门需求的档案材料。

编制程序大致为：选题、选材、制卡，按问题、部门、时间、地域或其他特征设置类别体系，各类和类内再依照一定顺序系统排列。

卡片格式可采用分类卡片格式，亦可自行设计本馆（室）适用的格式。通常有如下两种：①单一卡，即一个案卷或一份文件填一卡；②组合卡，即若干内容相近的案卷或文件组合填一卡。

全宗文件目录

以逻辑体系分类的形式，将一个全宗内各种文件的内容和形式特征著录成卡片条目，按内容反映的主题分类排列组织而成。它突破按年度和组织机构等全宗内档案分类体系，便于从专业和专题的角度查找档案，有较高的查全率和查准率。其著录格式、填制方法和排列顺序大致与分类卡片目录相同，如将其条目编上顺序号，印制成簿册即为全宗文件目录。

人名目录

将档案中涉及到的人名情况著录成卡片条目，集中排列而成。它向利用者提供姓名及其有关信息的线索。有两种：简单的只著录人名(包括别名、曾用名)和材料出处的档号;详细的包括人物生平简况、档案内容提要和材料出处的档号、备考等。条目排列顺序,中国人名一般按姓氏笔划或汉语拼音字母等顺序，外国人名一般按姓的外文字母顺序，并在不同笔划或字母的人名卡片间放上突出的指引卡片。

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